Skenario pengaturan akses (contoh lengkap)

Agar staf keuangan dapat memverifikasi nota dan mencairkan klaim maupun kasbon, aktifkan Preset Finance lalu sesuaikan cakupan datanya.

• 1. Buka Data Karyawan > Hak Akses & Scope Data, lalu pilih tab "3. Override Akses Karyawan".
• 2. Pilih nama staf Finance pada kolom "Pilih Karyawan Target Override".
• 3. Klik tombol Preset Finance untuk mengaktifkan lima izin keuangan sekaligus (verifikasi nota, pencairan dana, penyelesaian kasbon, laporan reimbursement, dan daftar klaim).
• 4. Pastikan lencana "Override Aktif" bertambah, lalu minta staf tersebut memuat ulang halaman browsernya.
• 5. Pastikan menu Klaim & Kasbon > Pencairan Dana dan Laporan Reimbursement sudah tampil di sidebar staf tersebut.
• 6. Jika staf Finance perlu memproses klaim dari seluruh perusahaan atau cabang, atur juga scope datanya menjadi COMPANY atau ALL pada tab 1.

Jika seorang staf HR hanya bertanggung jawab atas beberapa anak perusahaan tertentu, batasi jangkauan datanya menggunakan scope Perusahaan.

• 1. Pastikan akun HR regional tersebut sudah memiliki izin fitur yang dibutuhkan (melalui peran Admin atau Override).
• 2. Buka tab 1 (Scope Akses Data), lalu klik Tetapkan Scope Baru.
• 3. Pada Bagian 1, pilih nama staf HR regional tersebut.
• 4. Pada Bagian 2, pilih kartu "Perusahaan (Company)".
• 5. Pada Bagian 3, centang ketiga perusahaan cabang pada daftar "Perusahaan Terikat Scope".
• 6. Pada Bagian 4, biarkan opsi "Gunakan Hak Akses Sesuai Role" terpilih.
• 7. Klik Tetapkan Scope Akses, lalu pastikan daftar karyawan di akun HR tersebut hanya menampilkan karyawan dari ketiga perusahaan tadi.

Agar seorang manajer atau supervisor dapat menyetujui cuti, lembur, dan absensi anggota timnya, cukup hubungkan struktur atasan pada data karyawan.

• 1. Buka profil karyawan bawahan di Daftar Karyawan, lalu isi kolom "Atasan Langsung (Manager)" dengan nama manajer tersebut.
• 2. Begitu seorang karyawan tercatat memiliki bawahan langsung, sistem otomatis membuka akses menu Pengajuan (cuti, lembur, absensi, reimbursement tahap atasan, dan pengunduran diri), Laporan Aktivitas, serta Mutasi dan Evaluasi.
• 3. Jangkauan datanya otomatis dibatasi hanya untuk bawahan langsungnya tanpa perlu pengaturan tambahan.
• 4. Jika manajer tersebut perlu memantau bawahan secara berjenjang (termasuk tim di bawah supervisornya), tetapkan scope SUBORDINATES melalui tab 1.
• 5. Sesuai aturan anti self-approval, atasan tidak dapat menyetujui pengajuannya sendiri; pengajuan miliknya akan diteruskan ke atasan di tingkat berikutnya.
• 6. Minta manajer membuka menu Pengajuan untuk memastikan daftar pengajuan anggota timnya sudah tampil.

Jika staf umum bertugas membantu pencatatan serah terima inventaris tanpa menjadi Admin HR, berikan satu permission spesifik melalui Override.

• 1. Buka tab 3 (Override Akses Karyawan), pilih nama staf tersebut, lalu cari izin serah terima aset (asset.handover) pada kategori Aset.
• 2. Ubah statusnya menjadi GRANT (Izinkan).
• 3. Jika staf tersebut perlu melihat daftar aset milik karyawan di seluruh perusahaan atau departemen, sesuaikan juga scope datanya di tab 1.
• 4. Pastikan tombol Serah Terima sudah muncul saat staf tersebut membuka menu Aset.

Sesuaikan langkah pencabutan akses dengan kondisi perubahan tugas atau status kerja karyawan.

• Karyawan berhenti bekerja: jalankan proses Offboarding hingga finalisasi. Akun akan langsung dinonaktifkan dan tidak dapat mengakses sistem lagi.
• Mencabut satu izin fitur: buka tab 3, lalu kembalikan status izin ke Inherit Role (bila sebelumnya GRANT) atau ubah menjadi DENY (Blokir).
• Mempersempit jangkauan data: buka tab 1, klik ikon titik tiga pada baris karyawan, lalu pilih Edit / Replace Scope ke cakupan yang lebih kecil atau pilih Delete.
• Setelah perubahan disimpan, periksa catatan di Audit Log untuk memastikan riwayat perubahan akses telah terekam.

Jika karyawan melaporkan menu yang dibutuhkan belum muncul, periksa enam poin berikut secara berurutan.

• Peran dasar: akun dengan peran user tidak memiliki menu web bawaan selain Profil Saya dan Pengaturan, sehingga membutuhkan permission tambahan.
• Override DENY: pastikan permission yang menjadi syarat menu tersebut tidak sedang berstatus DENY (Blokir) di tab 3.
• Kode permission menu: satu menu akan muncul apabila pengguna memiliki salah satu permission pemandunya (cek daftar kodenya di tab 2).
• Cakupan paket langganan: fitur tertentu seperti Live Tracking atau kalkulator pajak juga bergantung pada paket langganan perusahaan.
• Muat ulang halaman: minta karyawan melakukan refresh browser atau keluar lalu masuk kembali.
• Scope data: jika menu sudah muncul tetapi isi tabelnya kosong, perluas cakupan datanya di tab 1.